Hinnat, ehdot ja luvat

Suomenlinnan kokous- ja juhlatilojen varausehdot ja ohjeet

Suomenlinna on historiallinen merilinnoitus ja Unescon maailmanperintökohde. Se tarjoaa mieleenpainuvat puitteet kokouksille ja juhlille. Onnistuneiden tilaisuuksien varmistamiseksi on tilojen vuokraajille tehty seuraavat varausehdot ja ohjeet.

Tilan vuokraaja sitoutuu noudattamaan näitä varausehtoja ja ohjeita. Suomenlinnan hoitokunnalla on oikeus pyytää vuokralaiselta lisätietoja hänen tilaisuuteensa liittyen. Suomenlinnan hoitokunnalla on oikeus olla hyväksymättä varauspyyntöä sekä perua varaus, jos ehtoja ei noudateta tai jos Suomenlinnan hoitokunnalla on syytä epäillä, että tiloja käytetään ehtojemme vastaisesti.

Yleinen vastuu

Suomenlinnan hoitokunta vuokraa ainoastaan tilan. Asiakas vastaa itse esimerkiksi pitopalvelun järjestämisestä. Tilaa ei saa vuokrata eteenpäin kolmansille osapuolille eikä käyttää kaupallisiin tarkoituksiin ilman Suomenlinnan hoitokunnan lupaa. Suomenlinnan kokous- ja juhlatiloja voi vuokrata ainoastaan 18-vuotta täyttäneet, luonnolliset henkilöt.

Suomenlinnan hoitokunnan vastuu tilavuokranantajana asiakkaalle aiheutuvista henkilövahingoista tai muulle irtaimelle omaisuudelle aiheutuneista vahingoista määräytyy yleisten vahingonkorvausta koskevien periaatteiden mukaisesti.

Asiakas on vastuussa vahingosta, jonka hän tai hänen vieraansa aiheuttavat henkilöille, rakennuksille, huonekaluille tai vuokratun kokous-/juhlatilan muille varusteille. Tilalle tai sen varusteille aiheutuneet vahingot Suomenlinnan hoitokunta laskuttaa asiakkaalta toteutuneiden kustannusten sekä kulloinkin voimassa olevan hinnastonsa mukaisesti.

Asiakas on vastuussa tilaisuuden osanottajien turvallisuudesta ja järjestyksenpidosta hänen käyttöönsä vuokratuissa tiloissa, niihin liittyvillä kulkureiteillä sekä ulkoalueilla. Jokaisessa tilassa on tilakohtainen poistumiskartta, johon tilan vuokraajan tulee tutustua.

Asiakkaan tulee huolehtia, että hänellä on kaikki tilaisuuden luonteen vaatimat viranomaisluvat ja vakuutukset. Tilaisuudesta tulee ilmoittaa etukäteen poliisille/pelastusviranomaisille tilaisuuden luonteen näin vaatiessa ja asiakas vastaa, että tilaisuudessa on riittävä määrä järjestyksenvalvojia.

Suomenlinnassa tehdään jatkuvasti erilaisia restaurointitöitä linnoituksen säilyttämiseksi, niin ulko- kuin sisätiloissa. Työt pyritään toteuttamaan asiakkaita häiritsemättä. Juhlatilan ulkopuolella tai pienehköillä sisätiloissa toteutettavilla kunnostustöillä ei ole vaikutusta vuokra-aikaan tai tilavuokran määrään.

Tupakointi on sallittu ainoastaan ulkona! Tiloissa sisällä tupakointi aiheuttaa tulipalovaaran. Sisällä tupakoinnista veloitamme asiakkaalta 500€ lisälaskun sekä tuuletus- ja puhdistuskulut.

Asiakkaan rikkoessa ohjeissa ja ehdoissa mainittuja vuokrausehtoja, on Suomenlinnan hoitokunnalla oikeus laskuttaa asiakasta jälkikäteen sopimusrikosta. Sopimusrikoksi lasketaan muun muassa vuokra-aikojen ylitys, sekä huoltomiehen/vartijan hälytyskäynti asiakkaan aiheuttamassa häiriötilanteessa.

Mahdolliset riita- ja vahingonkorvausasiat käsitellään Helsingin käräjäoikeudessa.

Peruutusehdot

Tilan vuokra koostuu varaus- ja loppumaksusta. Kun asiakas vahvistaa alustavan varauksen, on varaus sitova. Lähetämme asiakkaalle tilan varausmaksusta laskun. Loppulasku lähetetään noin kuukautta ennen tilaisuutta. Alle 45 vrk ennen tilaisuutta tehdyissä varauksissa, asiakkaalta laskutetaan tilavuokra kokonaisuudessaan yhdellä laskulla. Suomenlinnan hoitokunnalla on oikeus perua varaus, mikäli maksuja ei ole kokonaisuudessaan maksettu eräpäivään mennessä. Huomioittehan, että laskun maksamatta jättäminen ei ole peruutus, vaan maksuvelvollisuus säilyy asiakkaalla.

Mikäli asiakas peruu varauksensa vähintään kuusi kuukautta ennen tilaisuutta, palautetaan maksetusta varausmaksusta 50%. Alle kuusi kuukautta ennen tilaisuutta tapahtuvissa peruutuksissa varausmaksua ei palauteta.

Jos tilavuokra on kokonaisuudessaan, eli varaus- ja loppumaksu, maksettu etukäteen ja asiakas peruu varauksen vähintään kuukautta ennen tilaisuutta, palautetaan maksettu loppumaksu vähennettynä 34 euron toimistokuluilla. Tällöin asiakas menettää varausmaksun. Alle 30 vrk ennen tilaisuutta tapahtuvissa peruutuksissa mitään maksuja ei palauteta. 

Tilaisuuden vuokra-aika

Vuokra-aika on kokoustiloissa koko päivän varauksissa klo 8–20, puolen päivän varauksissa klo 8–13 tai klo 15–20, ja juhlatiloissa klo 10–01. Hälytykset kytkeytyvät päälle automaattisesti vuokra-aikojen mukaan, paitsi juhlatiloissa hälytykset kytkeytyvät päälle klo 02:00. Tilaisuuden valmistelu ja tilan tyhjentäminen tulee tapahtua vuokra-aikana. Viimeinen lautta Suomenlinnasta lähtee klo 02:00. Tiloissa ei saa yöpyä.

Musiikin soittamisen tulee loppua Pirunkirkon, Tenalji von Fersenin ja Myllysalin juhlatiloissa klo 24:00 ja Ruutikellarissa klo 01:00. Tenalji von Fersenissä, Pirunkirkon juhlasalissa ja Myllysalissa ovet ja ikkunat tulee sulkea viimeistään klo 22:00.

Kaikki tästä poikkeavat ajat sekä kokoustilojen puolen päivän varauksiin ostettavat lisätunnit tulee sopia erikseen kokous- ja juhlatilojen myyntipalvelun kanssa.

Avaimet

Osa vuokratilojen lukoista on mekaanisia ja osa sähköisiä. Vuokraajan tulee sopia avaimien noudosta/koodin saannista Suomenlinnan hoitokunnan kokous- ja juhlatilojen myyntipalvelun kanssa noin viikkoa ennen tilaisuutta. Avain palautetaan joko tilassa olevaan harmaaseen avainlaatikkoon tai Rantakasarmissa sijaitsevaan matkailuneuvontaan sen aukioloaikoina. Vuokraaja on velvollinen lukitsemaan vuokraamansa tilan ulko-ovet lähtiessään ja sulkemaan ikkunat. Veloitamme kadonneista avaimista aiheutuneet kustannukset (kuten lukkojen vaihdot, uudelleensarjoitus) tilan vuokraajalta kulloinkin voimassa olevan hinnastomme mukaisesti.

Tilan varusteet

Tilojen varusteista on verkkosivuilla erillinen luettelo jokaisen tilan kohdalla. Listassa on myös varusteiden mittoja sekä merkki- että mallitietoja. Kalusteita ei saa siirtää tilasta toiseen tilaan (esimerkiksi Tenalji von Fersenin juhlasalista Myllysaliin) tai viedä ulos. Huomioittehan, että juhlatiloissa ei ole astioita, kokoustiloissa on kahviastiastot.

Lisämaksulliset ja erikseen tilattavat varusteet sekä palvelut

Lisämaksullisia palveluja on mm. kalusteiden muotoonlaitto, joka tulee tilata myyntipalvelusta viimeistään kaksi viikkoa ennen tilaisuutta. Muut lisämaksulliset palvelut ja varusteet määräytyvät kulloinkin voimassa olevan hinnastomme mukaisesti.

Siivous

Tilojen vuokraan sisältyy perussiivous tilaisuuden jälkeen. Asiakkaan tulee viedä mennessään kaikki se, mitä on tuonut mukanaan, sekä roskat jätesäkeissä ulos jäteastioihin. Tilaan jääneen huomattavan sotkun lisäsiivouksesta veloitetaan asiakkaalta kulloinkin voimassa olevan hinnastomme mukaisesti (alkaen 65 €/tunti). Asiakkaan tiloihin jättämien tavaroiden ja roskien siirtämisestä veloitetaan 150 €. Tämä koskee myös tilojen asiakasvarastoja. Tilaisuudesta aiheutuvat ympäristön siivouksen kulut veloitetaan asiakkaalta kulloinkin voimassa olevan hinnastomme mukaisesti (alkaen 65 €/tunti).

Tilojen ja pintojen suojelu

Kaikki Suomenlinnan rakennukset ja kulttuuriympäristö on suojeltu valtioneuvoston päätöksellä. Tenalji von Fersenissä voi halutessaan ripustaa koristeita tms. seinillä oleville tangoille. Myös Pirunkirkon juhlasalin seinissä olevia koukkuja ja kattokoukkua voi käyttää hyödyksi koristelussa. Koristeet sekä niiden kiinnikkeet tulee korjata pois tilaisuuden jälkeen.

Rakennusten ulko- ja sisäseiniin ei saa tehdä minkäänlaisia kiinnityksiä, teippauksia tai ripustuksia. Sisätilojen koristeleminen on sallittu vain seinäpintoja vaurioittamatta. Teippien, sinitarran, tms. käyttö on ehdottomasti kielletty. Savukoneen käyttö on kielletty kaikissa kokous- ja juhlatiloissa.

Kynttilöitä saa polttaa valvotusti palamattomalla alustalla. Steariini ei saa valua kalusteille eikä lattialle. Kiellettyjä aineita tiloissa ovat esimerkiksi riisi, ruusun terälehdet, saippuakuplat, höyhenet, konfetit ja spray-serpentiini. Epäselvissä tilanteissa ota yhteyttä Suomenlinnan kokous- ja juhlatilojen myyntipalveluun.

Ulkotilat ja ulkoalueet

Vuokrattuun kokous- tai juhlatilaan liittyvään, ulkona tapahtuvaan toimintaan haetaan lupaa myyntipalvelulta lomakkeella, joka on verkkosivuilla hinnat, ehdot ja luvat -osiossa. Lupaa tulee hakea vähintään kuukautta ennen tilaisuutta. Kokous- tai juhlatilan vuokraukseen ei liity ulkotiloja tai ulkoalueita. Lisätilan järjestäminen telttoja pystyttämällä ei ole sallittua. Kaikki Suomenlinnassa ulkona järjestettävä toiminta on luvanvaraista, lisätietoja antaa kokous- ja juhlatilojen myyntipalvelu.

Yksityisten ilotulitusten järjestäminen Suomenlinnassa on kielletty. Ulkotulia saa polttaa valvotusti ja vain juhlatilan edustalla, silloin kun yleinen metsäpalovaroitus ei ole voimassa. Ulkotulet tulee sijoittaa palamattomalle alustalle. Ulkotulien sijoittaminen reitin varrelle ei ole sallittua.

Asukkaiden huomioiminen

Ulko-oleskelussa, musiikin soittamisessa ja tilaisuuden päättyessä tapahtuvassa tavaroiden pakkaamisessa ja pois kuljettamisessa tulee ottaa huomioon lähiasukkaiden yörauha klo 22-07. Asuntojen pihat ja lähistöllä olevat kasvimaat ovat yksityisaluetta, jotka eivät ole kokous- tai juhlatilojen vuokraajien käytössä.

Asiakkaan aiheuttamassa häiriötilanteessa huoltomiehen hälytyskäynnistä veloitetaan kulloinkin voimassa olevan hinnastomme mukaisesti (alkaen 65 €/tunti).

Opastus

Vuokraajan tulee opastaa vieraansa juhla-/kokoustilaan ensisijaisesti karttojen avulla. Karttoja on verkkosivuilla, kävijälle -osiossa. Mikäli opastusta ei pystytä järjestämään pelkän kartan avulla, voi muutaman pienen opasteen kiinnittää tienviittatolppiin. Opasteet ja niiden kiinnikkeet on poistettava tolpista välittömästi tilaisuuden päätyttyä tilan vuokraajan toimesta. Opasteiden kiinnittäminen julkisivuihin tai muualle kuin tienviittatolppiin on ehdottomasti kiellettyä.

Auto Suomenlinnassa

Nopeusrajoitus Suomenlinnassa on 20 km/h. Susisaarella ja Kustaanmiekalla vain huoltoajo on sallittua. Huoltoajoreitit ja parkkipaikat on merkitty huoltoajokarttaan, joka löytyy internetsivuiltamme. Kokous- ja juhlatilojen parkkipaikat ovat käytössä vuokra-ajan puitteissa, ellei toisin sovita. Autopaikan varaaminen lautasta etukäteen on suositeltavaa. Varaukset tehdään Suomenlinnan Liikenne Oy:ltä.

Ulkoalueiden toimintaan tarvitsevat luvan myös kokousten ja juhlien järjestäjät. Suomenlinnassa ei voi järjestää tilaisuuksia tai tapahtumia tai pystyttää katoksia, rakenteita tai tehtävärasteja ilman maanomistajan lupaa. Teltta- ja katoslupia myönnetään ainoastaan yleisötapahtumiin kuten konsertteihin ja teatteriesityksiin. Yksityisiin tapahtumiin ei lupia voida myöntää.

Suomenlinnan maa- ja vesialue kuuluu valtiolle, ja sitä hallinnoi opetus- ja kulttuuriministeriön alainen Suomenlinnan hoitokunta. Unescon maailmanperintöluetteloon kuuluvan linnoituksen ja sen herkän luonnon säilyttämiseksi rajoitukset ovat tiukemmat kuin kaupunkien yleisillä alueilla.

Suomenlinnaa hoidetaan noudattaen maailmanperintökohteen aseman edellyttämää korkeaa laatutasoa. Myös ulkona tapahtuvan toiminnan tulee kunnioittaa näitä periaatteita ja olla sellaista, että se ei vaaranna asukkaiden ja vierailijoiden rauhaa eikä vahingoita luontoa.

Susisaarella on kaksi hautamuistomerkkiä, Ehrensvärdin hauta Linnanpihalla ja Kaatuneiden hautamuistomerkki Piperin puiston itäpuolella. Hautarauhaa tulee kunnioittaa. Kuninkaanporttia ei voi käyttää tapahtumapaikkana siihen liittyvän kansallisen merkittävyyden vuoksi.

Vuokrattuun kokous- tai juhlatilaan liittyvään, ulkona tapahtuvaan toimintaan haetaan lupaa myyntipalvelulta lomakkeella. Lupaa tulee hakea vähintään kuukautta ennen tilaisuutta. Luvan saaneet ulkotapahtumat kirjataan Suomenlinnan hoitokunnan ulkotapahtumakalenteriin. Tällä varmistetaan ettei päällekäisyyksiä tule. Hae ulkoaluelupaa tällä lomakkeella.

Tapahtumanjärjestäjän säännöt ja ohjeet löydät täältä.